Mein Öko-Tipp zehn

Kein Papier mehr in der Küche verwenden

Stapelt sich Ihr Schreibtisch mit Papieren? Stopfen Sie Papiere auf den Schreibtisch? Stehen in Ihrem Regal Stapel von Papierordnern? Wissen Sie überhaupt noch, wie es früher war, als Zeitungen und Zeitschriften die täglichen Nachrichten lieferten? Wenn Ihr Schreibtisch wie ein Papierbomben-Büro aussieht, dann ist es an der Zeit, ein papierloses Büro einzurichten.

Die Umstellung eines Unternehmens auf eine papierlose Arbeitsweise ist eine Selbstverständlichkeit. Aber auf lange Sicht ergeben sich mehrere Vorteile, wie ein geringerer Papierverbrauch, Einsparungen bei den Bäumen und die Möglichkeit für Ihr Unternehmen, umweltfreundlicher zu werden, um nur einige zu nennen.

Ziehen Sie die folgenden Schritte in Betracht, um papierlos zu werden.

Schritt 1: Erkunden Sie die Cloud für Speicherplatz und Suche. Google Drive beispielsweise ermöglicht es Ihnen, Informationen zu speichern und die Benutzer auf die Optionen "nur lesen", "lesen und bearbeiten", "lesen und kommentieren" und "nicht anzeigen" zu beschränken.

Diese Methode ermöglicht das Arbeiten aus der Ferne und einen leichteren Zugriff auf Dokumente, Dateien und dergleichen. Und wenn Sie ein Team sind, kann dies die Möglichkeit eröffnen, die Arbeit von einem Standort zum anderen zu verlagern und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten zu erleichtern. Wenn Sie Ihr Büro online einrichten, können Sie es so einrichten, dass die Umwelt nicht unnötig durch Schädlinge wie Mäuse belastet wird, die ebenfalls große Umweltverschmutzer sind und sich eher von Papier als von Lebensmitteln oder anderen Dingen ernähren.

Schritt 2: Geben Sie Anweisungen im Unternehmen und arbeiten Sie mit den Mitarbeitern durch Schulungen zusammen, um diesen Umzug zu unterstützen. Legen Sie Ordner für Akten und E-Mails an und erstellen Sie eine Liste der Dokumente, die auf dem Weg weggeworfen werden sollen. Dies kann sich für alle Mitarbeiter als sehr nützlich erweisen, um sicherzustellen, dass die richtige Dokumentation im jeweiligen Fall leicht zu finden ist.

Schritt 3: Scannen Sie die vorhandenen Dokumente. Mit der Entwicklung der Technologie und der Verfügbarkeit vieler Scanner wird es immer einfacher, diese Dokumente zu scannen. Verwenden Sie Scan-Apps wie Fujitsu Scanapp.

Machen Sie es den Mitarbeitern leicht, indem Sie eine Liste von Dokumenten (dazu gehören auch andere Dokumente als ihre eigenen) zusammen mit der Angabe der erforderlichen Kategorie, wie z. B. rechtliche oder buchhalterische Unterlagen usw., erstellen.

Vierter Schritt: Erstellen Sie ein Sicherungssystem. Ihre durchschnittliche Arbeitsanwendung braucht ein Backup-System. Dropbox ist dafür eine ausgezeichnete Wahl, da es in dieselben Apps integriert ist, die Sie bereits verwenden - Google Drive, Keep und Mail usw. So können Sie Ihre Dokumente mit den oben genannten Methoden vor dem Löschen schützen.