Code de conduite et d'éthique pour les fournisseurs et partenaires

My Eco Best Friend s'engage à agir de manière honnête et éthique. Nous attendons la même chose de nos fournisseurs et partenaires (désignés ensemble par le terme "fournisseurs" pour faciliter la lecture).

Le code de conduite et d'éthique de My Eco Best Friend établit des principes de comportement approprié et de conduite éthique pour les employés de My Eco Best Friend. Ce code de conduite et d'éthique établit des normes similaires pour nos fournisseurs.

Dans le présent code, les références à "My Eco Best Friend" incluent My Eco Best Friend Sàrl. Il n'y a pas de filiales. Ce Code s'applique à tous les fournisseurs de biens ou de services, ou à toute autre personne engagée dans une relation d'affaires avec une entité My Eco Best Friend, ainsi qu'à leurs clients, leurs employés, leurs agents et leurs sous-traitants qui fournissent des biens ou des services à My Eco Best Friend ou à ses clients (c'est-à-dire les utilisateurs du site web). Il est de la responsabilité du fournisseur de diffuser, d'éduquer et de faire preuve de diligence dans la vérification du respect des principes de ce Code par ses employés, agents et fournisseurs de rang inférieur.

Actifs et informations

Les fournisseurs doivent protéger les actifs et les informations de My Eco Best Friend. Les fournisseurs qui ont reçu l'accès aux actifs de My Eco Best Friend, qu'ils soient tangibles ou intangibles, ne doivent les utiliser que dans le cadre de la permission accordée par My Eco Best Friend et aux fins de l'engagement avec My Eco Best Friend et ses clients. Les fournisseurs qui ont reçu l'accès aux informations confidentielles de My Eco Best Friend ne doivent pas partager ces informations avec qui que ce soit, à moins d'y être autorisé par My Eco Best Friend. Si un fournisseur pense qu'il a eu accès par erreur à des informations confidentielles de My Eco Best Friend, il doit immédiatement en informer son contact chez My Eco Best Friend et s'abstenir de diffuser ces informations. Les fournisseurs ne doivent pas partager avec quiconque chez My Eco Best Friend des informations relatives à toute autre personne ou organisation si le fournisseur est soumis à une obligation contractuelle ou légale de ne pas partager ces informations.

Pots-de-vin et corruption

My Eco Best Friend a une politique de tolérance zéro en matière de versement ou d'acceptation de pots-de-vin ou de dessous-de-table. Dans le cadre de toute transaction en tant que fournisseur de My Eco Best Friend, ou qui implique My Eco Best Friend, les fournisseurs ne doivent pas transférer quoi que ce soit de valeur, directement ou indirectement, à quiconque, y compris les fonctionnaires du gouvernement, les employés des entités contrôlées par le gouvernement, ou les employés de My Eco Best Friend ou de toute autre organisation, afin d'obtenir tout bénéfice ou avantage inapproprié. Les fournisseurs agissant pour le compte de My Eco Best Friend doivent se conformer à toutes les lois locales applicables en matière de corruption. Les fournisseurs doivent tenir une comptabilité écrite de tous les paiements (y compris les cadeaux, les repas, les divertissements ou toute autre chose de valeur) effectués au nom de My Eco Best Friend, ou à partir de fonds fournis par My Eco Best Friend. Les fournisseurs doivent fournir une copie de cette comptabilité à My Eco Best Friend sur demande.

Cadeaux, repas, divertissements et autres courtoisies d'affaires

Les employés de My Eco Best Friend peuvent échanger des cadeaux, des repas, des divertissements et d'autres courtoisies d'affaires avec les fournisseurs seulement s'ils sont raisonnables, peu fréquents et d'un montant modeste, et s'ils sont conformes aux lois, coutumes et pratiques locales. Dans certains cas, les employés de My Eco Best Friend peuvent être soumis à des limitations monétaires sur la valeur de telles courtoisies d'affaires qui peuvent être données ou reçues. Dans tous les cas, les employés de My Eco Best Friend ne doivent jamais offrir ou accepter de telles courtoisies dans des circonstances où elles pourraient affecter, ou sembler affecter, la prise de décision. Et ils ne doivent jamais donner ou recevoir d'argent liquide. Nous attendons de nos fournisseurs qu'ils respectent ces restrictions.

Conflits d'intérêts

Les employés de My Eco Best Friend doivent agir dans le meilleur intérêt de My Eco Best Friend lorsqu'ils conduisent les affaires de My Eco Best Friend. Ils ne doivent avoir aucune relation, financière ou autre, avec un fournisseur qui pourrait entrer en conflit, ou sembler entrer en conflit, avec leur obligation d'agir dans le meilleur intérêt de My Eco Best Friend. Les fournisseurs ne doivent avoir aucune relation financière avec un employé de My Eco Best Friend avec lequel le fournisseur peut interagir dans le cadre de son engagement avec My Eco Best Friend. Les fournisseurs doivent veiller à ce que toute relation personnelle avec un employé de My Eco Best Friend ne soit pas utilisée pour influencer le jugement commercial de l'employé de My Eco Best Friend. Si un fournisseur a une relation familiale ou autre avec un employé de My Eco Best Friend qui pourrait représenter un conflit d'intérêt, le fournisseur doit divulguer ce fait à My Eco Best Friend ou s'assurer que l'employé de My Eco Best Friend le fasse.

Obligations de fournir des informations fiables

Les fournisseurs qui sont inscrits sur la plateforme My Eco Best Friend et qui ajoutent des informations sur leur société, leurs conditions de vente ainsi que toute information sur leurs produits et services (conditions de livraison et de retour, écolabels, éco-notes, prix....) doivent s'assurer que les informations fournies sont fiables et restent à jour afin que toute personne qui les évalue puisse s'y fier. My Eco Best Friend a le droit et l'obligation de retirer tout fournisseur de la plateforme si une infraction est identifiée et confirmée.

S'exprimer

Les fournisseurs qui pensent qu'un employé de My Eco Best Friend, ou toute personne agissant au nom de My Eco Best Friend, s'est engagé dans une conduite illégale ou inappropriée, doivent le signaler à My Eco Best Friend. Les fournisseurs peuvent soulever la question auprès du responsable de l'employé ou contacter le personnel chargé de l'éthique et de la conformité de My Eco Best Friend à l'adresse contact@myecobestfriend.com. La relation d'un fournisseur avec My Eco Best Friend ne sera pas affectée par un rapport honnête de mauvaise conduite potentielle.

Enregistrements et rapports

Les fournisseurs doivent tenir des registres précis de toutes les questions liées à leur activité avec My Eco Best Friend, y compris l'enregistrement correct de toutes les dépenses et de tous les paiements. Si My Eco Best Friend est facturé pour le temps d'un employé du fournisseur, les relevés de temps doivent être complets et précis. Les fournisseurs ne doivent pas retarder l'envoi d'une facture ou permettre le report d'une dépense sur une période comptable différente.

Application et conformité

Par l'acceptation de tout bon de commande ou accord faisant référence à ce Code, le fournisseur s'engage à ce que toutes ses opérations soient soumises aux dispositions contenues dans ce Code. Le présent Code, ou la démonstration de sa conformité, ne crée aucun droit de tiers bénéficiaire pour le fournisseur. Les normes de ce Code s'ajoutent, et ne remplacent pas, les dispositions de tout accord légal ou contrat entre les fournisseurs et My Eco Best Friend. My Eco Best Friend se réserve le droit d'examiner au hasard les politiques, les procédures ou tout autre document du fournisseur relatif à l'adhésion au présent Code. Dans certains cas, My Eco Best Friend peut exiger un audit de l'adhésion du fournisseur au présent Code.

My Eco Best Friend se réserve le droit de modifier ce document si nécessaire, par exemple pour se conformer à des changements dans les lois, les règlements ou les pratiques et procédures de My Eco Best Friend.