Codice di condotta ed etica per fornitori e partner

My Eco Best Friend si impegna ad agire in modo onesto ed etico. Ci aspettiamo lo stesso dai nostri fornitori e partner (denominati insieme "fornitori" per comodità di lettura).

Il Codice di condotta ed etica di My Eco Best Friend stabilisce i principi di comportamento appropriato e di condotta etica per i dipendenti di My Eco Best Friend. Il presente Codice di condotta ed etica stabilisce standard simili per i nostri fornitori.

I riferimenti a "My Eco Best Friend" contenuti nel presente Codice riguardano My Eco Best Friend Sarl. Non esistono filiali. Il presente Codice si applica a tutti i fornitori di beni o servizi, o a qualsiasi persona altrimenti impegnata in un rapporto d'affari con qualsiasi entità di My Eco Best Friend, e ai loro clienti, ai loro dipendenti, agenti e appaltatori che forniscono beni o eseguono servizi per My Eco Best Friend o i suoi clienti (ad esempio, gli utenti del sito web). È responsabilità del fornitore diffondere, educare e verificare con diligenza l'osservanza dei principi del presente Codice da parte dei propri dipendenti, agenti e subfornitori.

Attività e informazioni

I fornitori devono proteggere i beni e le informazioni di My Eco Best Friend. I fornitori che hanno avuto accesso ai beni di My Eco Best Friend, siano essi materiali o immateriali, devono utilizzarli solo nell'ambito del permesso concesso da My Eco Best Friend e agli scopi del contratto con My Eco Best Friend e i suoi clienti. I fornitori che hanno avuto accesso a informazioni riservate di My Eco Best Friend non devono condividerle con terzi, a meno di non essere stati autorizzati direttamente da My Eco Best Friend. Se un fornitore ritiene di aver avuto accesso a informazioni riservate di My Eco Best Friend per errore, deve informarne immediatamente il suo contatto presso My Eco Best Friend e astenersi dal condividere ulteriormente tali informazioni. I fornitori non devono condividere con alcun contatto presso My Eco Best Friend informazioni relative a qualsiasi altra persona o organizzazione se il fornitore ha l'obbligo contrattuale o legale di non condividere tali informazioni.

Corruzione

My Eco Best Friend ha una politica di tolleranza zero per quanto riguarda l'offerta o l'accettazione di tangenti o bustarelle. Per quanto riguarda le transazioni in quanto fornitore di My Eco Best Friend, o qualsiasi altra transazione in cui My Eco Best Friend possa essere coinvolto, i fornitori non devono trasferire alcun oggetto di valore, direttamente o indirettamente, a nessuno, compresi i funzionari governativi, i dipendenti di enti controllati dal governo, o i dipendenti di My Eco Best Friend o di qualsiasi altra organizzazione, al fine di ottenere qualsiasi beneficio o vantaggio improprio. I fornitori che agiscono per conto di My Eco Best Friend devono rispettare tutte le leggi locali applicabili in materia di corruzione. I fornitori devono tenere una contabilità scritta di tutti i pagamenti (compresi regali, pasti, intrattenimenti o qualsiasi altro oggetto di valore) effettuati per conto di My Eco Best Friend o con fondi forniti da My Eco Best Friend. I fornitori devono fornire una copia di questa contabilità a My Eco Best Friend su richiesta.

Regali, pasti, intrattenimenti e altre cortesie aziendali

I dipendenti di My Eco Best Friend possono scambiare doni, pasti, intrattenimenti e altre cortesie commerciali con i fornitori solo se sono ragionevoli, poco frequenti e di importo modesto, oltre che conformi alle leggi, agli usi e alle pratiche locali. In alcuni casi, i dipendenti di My Eco Best Friend possono essere soggetti a limitazioni monetarie sul valore di tali cortesie commerciali che possono essere date o ricevute. In ogni caso, i dipendenti di My Eco Best Friend non devono mai offrire o accettare tali cortesie in circostanze in cui potrebbero influenzare, o sembrare influenzare, il processo decisionale. E non devono mai dare o ricevere denaro. Ci aspettiamo che i nostri fornitori rispettino queste restrizioni.

Conflitti di interesse

I dipendenti di My Eco Best Friend devono agire nel migliore interesse di My Eco Best Friend quando conducono affari con My Eco Best Friend. Non devono avere alcun rapporto, finanziario o di altro tipo, con alcun fornitore che possa essere o sembrare in conflitto con il loro obbligo di agire nel miglior interesse di My Eco Best Friend. I fornitori non devono avere alcun rapporto finanziario con i dipendenti di My Eco Best Friend con cui il fornitore può interagire nell'ambito del suo impegno con My Eco Best Friend. I fornitori devono fare attenzione che qualsiasi relazione personale con un dipendente di My Eco Best Friend non venga utilizzata per influenzare il giudizio commerciale del dipendente di My Eco Best Friend. Se un fornitore ha un legame familiare o un'altra relazione con un dipendente di My Eco Best Friend che potrebbe rappresentare un conflitto di interessi, il fornitore deve rivelare questo fatto a My Eco Best Friend o assicurarsi che il dipendente di My Eco Best Friend lo faccia.

Obblighi di fornire informazioni affidabili

I fornitori che si registrano sulla piattaforma My Eco Best Friend e che aggiungono informazioni sulla loro azienda, sulle condizioni di vendita e su qualsiasi informazione relativa ai loro prodotti e servizi (condizioni di consegna e restituzione, marchi ecologici, valutazioni ecologiche, prezzo....) devono garantire che le informazioni fornite siano affidabili e aggiornate, in modo che chiunque esamini questi dati possa fare affidamento su di essi. My Eco Best Friend ha il diritto e l'obbligo di rimuovere qualsiasi fornitore dalla piattaforma nel caso in cui venga identificata e confermata una violazione.

Parlare chiaro

I fornitori che ritengono che un dipendente di My Eco Best Friend, o chiunque agisca per conto di My Eco Best Friend, abbia assunto una condotta illegale o impropria, devono segnalare la questione a My Eco Best Friend. I fornitori possono sollevare il problema con il manager del dipendente o contattare il personale addetto all'etica e alla conformità di My Eco Best Friend all'indirizzo contact@myecobestfriend.com. Il rapporto di un fornitore con My Eco Best Friend non sarà compromesso da una segnalazione onesta di una potenziale cattiva condotta.

Registri e rapporti

I fornitori devono tenere registri accurati di tutte le questioni relative alla loro attività con My Eco Best Friend, compresa la corretta registrazione di tutte le spese e i pagamenti. Se a My Eco Best Friend viene addebitato il tempo dei dipendenti di un fornitore, i registri delle ore devono essere completi e accurati. I fornitori non devono ritardare l'invio di una fattura o consentire in altro modo lo spostamento di una spesa a un diverso periodo contabile.

Applicazione e conformità

Con l'accettazione di qualsiasi ordine di acquisto o accordo che faccia riferimento al presente Codice, il fornitore si impegna a sottoporre tutte le sue operazioni alle disposizioni contenute nel Codice. Il presente Codice, o la dimostrazione della sua conformità, non crea alcun diritto di terzi beneficiari per il fornitore. Le norme del presente Codice si aggiungono e non sostituiscono le disposizioni di qualsiasi accordo legale o contratto tra i fornitori e My Eco Best Friend. My Eco Best Friend si riserva il diritto di esaminare casualmente le politiche, le procedure o qualsiasi altro documento del fornitore relativo all'adesione al presente Codice. In alcuni casi, My Eco Best Friend può richiedere una verifica dell'adesione del fornitore al presente Codice.

My Eco Best Friend si riserva il diritto di modificare il presente documento secondo necessità, ad esempio per conformarsi a modifiche di leggi, regolamenti o pratiche e procedure di My Eco Best Friend.