Il mio Eco Consiglio n. 10

Smetti di usare carta in cucina

La tua scrivania è piena di carte? Accumuli fogli sulla scrivania? I tuoi scaffali contengono solo pile di documenti cartacei? Ti ricordi com'erano le cose una volta, quando i giornali e le riviste erano i fornitori di notizie quotidiane? Se la tua scrivania assomiglia a un'esplosione di carta, allora è il momento di passare a un ufficio senza carta.

Passare a un'azienda senza carta non è un'impresa semplice. Ma sul lungo termine, i vantaggi sono molteplici, come la riduzione del consumo di carta, la preservazione di alberi, la possibilità di rendere l'azienda più ecologica e molto altro ancora.

Prendi in considerazione i seguenti fasi per liberarti dalla carta.

Passo 1: Prendi in considerazione il cloud per lo spazio di archiviazione e la ricerca. Ad esempio, Google Drive consente di archiviare informazioni e di limitare gli utenti alle opzioni di sola lettura, lettura e modifica, lettura e commento e non visualizzazione.

Questo metodo consente di lavorare a distanza, di accedere più facilmente a documenti, file e simili. E se siete un gruppo di lavoro, questo può offrire l'opportunità di consolidare il lavoro da una sede all'altra con la facilità di condividere i documenti. Se il vostro ufficio è online, può essere organizzato in modo perfetto per non ingombrare inutilmente l'ambiente a causa di parassiti come i topi, che sono anche grandi inquinatori e si nutrono di carta piuttosto che di cibo o di qualsiasi altra cosa.

Passo 2: Fornire istruzioni in seno all'azienda e collaborare con i dipendenti attraverso corsi di formazione per migliorare questa operazione. Creare cartelle per i file e le e-mail, creare un elenco dei documenti da eliminare man mano. Questo può rivelarsi molto utile per tutti i dipendenti, in modo da garantire che la documentazione corretta diventi facile da controllare e a portata di mano quando serve.

Passo 3: Scannerizzare i documenti esistenti. Con l'aumento della tecnologia e la disponibilità di molti scanner, è sempre più facile effettuare un controllo appropriato. Utilizza applicazioni di scansione come Fujitsu Scanapp.

Semplifica le cose per i dipendenti ottenendo un elenco di documenti (tutto tranne i loro file personali) specificando la categoria di appartenenza, come ad esempio i documenti legali o contabili, ecc.

Quarto passo: Creare un sistema di backup. La tua applicazione di lavoro necessita di un sistema di backup. Dropbox è una scelta eccellente in quanto è integrato nelle stesse app che già utilizzi, come Google Drive, Keep and Mail, ecc.